1.服務水平
服務水平,指某個統(tǒng)計時間段內(nèi)應答電話數(shù)量與呼叫中心接入電話的百分比。服務水平是衡量呼叫中心服務能力的重要指標,也是既影響客戶滿意度又影響呼叫中心成本的關(guān)鍵指標。
呼叫中心在制定這個指標時,需要衡量滿意度和成本之間的關(guān)系。
2.總呼叫數(shù)
總呼叫數(shù)((TCV, total call volume)即打入打出電話總數(shù)。如果是通過E-mai或聊天室為用戶提供服務的呼叫中心則應該考核郵件的總數(shù)或案例總數(shù)。管理人員可以根據(jù)總呼叫數(shù)來分析每年當中的高峰期,然后結(jié)合市場促銷及產(chǎn)品銷售情況等事件合理預測未來的電話趨勢。
3.平均通話時間
平均通話時間(call minute per call)等于在線通話總時間除以電話總數(shù)。平均通話時間過短可能是由于一線人員應付顧客,導致一次解決率降低;平均通話時間過長可能是座席的工作能力有問題,或培訓力度不夠,文檔庫的覆蓋面小等。質(zhì)量管理者要加強監(jiān)控這個時間的長短,由監(jiān)聽人員調(diào)出錄音仔細分析問題發(fā)生的原因。
4.平均處理時間
平均處理時間(average handle time per call)是指座席代表與客戶談話時間、持線時間及處理與此呼叫有關(guān)的整理工作所需時間的總和除以總的電話量。
平均處理時間是衡量呼叫中心單通電話處理速度的重要指標,它的高低直接與呼叫中心員工的工作能力相關(guān),影響呼叫中心的成本。呼叫中心在關(guān)注平均處理時間時,要分別分析談話時長、持線時長和后處理時長。
5.轉(zhuǎn)接呼叫率
轉(zhuǎn)接呼叫率(call transfer rate),即由座席話務員轉(zhuǎn)給其他人員接聽的電話的百分比,可以由ACD獲得,或由座席代表定期報告這些數(shù)據(jù),并附帶上反饋信息。電話轉(zhuǎn)接過多將耗費成本,影響用戶體驗。通過數(shù)據(jù)分析,就可以制定合理的改善計劃,如合理設計語音系統(tǒng),加強員工的培訓,ACD自動分配時通過主叫號碼分配同一座席等。呼叫中心應該倡導Warm transfer,避免不通知用戶就轉(zhuǎn)接,或轉(zhuǎn)接了但沒有向下一位座席代表重復用戶信息。
6.呼叫放棄率
放棄電話是指己經(jīng)被接通到中心,但又被呼叫者在座席話務員接聽之前主動掛斷了的電話?己撕艚蟹艞壜(call abandon rate)時也應該考慮到座席占用率,如果呼叫中心一直處于比較高的座席利用率,如98%,那么呼入量稍微高于預測量就會使放棄率增加,用戶在隊列中等待的時間也會增加。
7.平均放棄等待時間
平均放棄等待時間(average waiting time before abandon)是指呼叫者放棄呼叫前平均等待的時間,以秒來計算。
8.平均應答速度
平均應答速度(average speed of answer)是影響顧客滿意度的重要指標,顧客一般可以忍受的振鈴次數(shù)為3次,否則會失去耐心而抱怨。提高應答速度,可以減少顧客等待時長,提高線路的使用率,節(jié)省呼叫中心的成本。質(zhì)量管理需要經(jīng)常檢查這一指標,如果不合乎要求,要及時采取糾正措施。可以通過對座席理念的培訓、監(jiān)控等手段控制該指標。
9.平均延遲時間
平均延遲時間(average delay second)是指電話在接起前用戶在線等待的時間。數(shù)據(jù)來源于自動呼叫分配系統(tǒng)(ACD),平均延遲時間也是影響顧客滿意度的重要指標。如果顧客等待時間過長,就會放棄本次呼叫,并再次進行撥打,這個時間不僅使顧客產(chǎn)生抱怨,也增加了交換機的負擔。直接影響平均等待時長的因素主要有座席量和呼叫量的匹配、座席的平均電話處理時長。改進平均延遲時間可以通過對這兩個指標的改進來實現(xiàn)。
10.遠程解決率
對于提供技術(shù)支持類的呼叫中心,考量遠程解決率(remote resolve rate)是很有必要的。
11.一次性解決問題的呼叫率
一次性解決問題的呼叫率((first resolve rate)是指在某段統(tǒng)計時間內(nèi),不需要顧客再次撥入呼叫中心也不需要座席員將電話回撥或轉(zhuǎn)接就可以解決的電話最占座席員接起電話總量的百分比。
一次性解決問題的呼叫率是指影響顧客滿意度的重要指標,如果顧客需要多次致電呼叫中心或是電話被多次轉(zhuǎn)接后才能解決問題,顧客就會對呼叫中心的工作能力和工作效率產(chǎn)生疑問,影響顧客對呼叫中心的信任度,如果呼叫中心受企業(yè)委托為顧客服務,顧客也會對企業(yè)的服務能力和服務態(tài)度產(chǎn)生懷疑。
平均通話時間過短也會影響一次解決率,作為管理者不能一味追求低成本,應該以顧客滿意為前提,過度控制成本,只會造成服務和質(zhì)量下降。
12.年呼叫率
年呼叫率(annual call rate)即每個用戶每年打入電話的數(shù)量,用年呼叫率乘以用戶數(shù)除以12個月就可以算出每月的電話最,這樣就可以預測電話量,合理安排人員,保證服務水平。在外包呼叫中心管理中,如果發(fā)現(xiàn)年呼叫率與實際運營的呼叫率不相符,那么可以對合同進行相應的更改。現(xiàn)在IT外包項目也日漸增多,那么企業(yè)在簽這樣的外包合同時也應該考慮年呼叫率。